RFP چیست؟
RFP مخفف عبارت Request For Proposal است که در زبان فارسی به معنی "درخواست برای یک پیشنهاد" است که یک سند تجاری است که برای اعلام و بررسی جزئیات یک پروژه است. این سند توسط کارفرما به پیمانکاران ارائه می‌دهد تا پیشنهاد و راه حل‌های مختلفی را برای موضوع در اختیار داشته باشد. در واقع RFP یک سند برای شرح کامل و با جزئیات یک پروژه است که پیمانکاران با خواندن آن و نوشتن طرح پیشنهادی خود، توانایی خود را در جهت اجرای پروژه اعلام می‌کنند. این سند فقط برای پیشنهاد قیمت برای یک پروژه نیست و اطلاعاتی در رابطه با پروژه در اختیار پیمانکاران قرار می‌دهد تا دید بهتری نسبت به ابعاد پروژه، نخوه انجام آن و حتی هزینه برآوردی داشته باشند.
بخش کوچکی از یک سند RFP، میزان بودجه پروژه است که توسط سازمان درخواست کننده اعلام و تهیه می‌شود. RFPها عمدتا توسط سازمان‌های دولتی برای دریافت کمترین قیمت پیشنهادی استفاده می‌شوند، در واقع RFPها به سازمان درخواست کننده اجازه می‌دهد که از بین چندین پیمانکار، یکی از بهترین‌ها را انتخاب نمایند.
محتوای یک سند RFP
محتویات یک سند RFP شامل 6 بخش است که در زیر آنها را برای شما لیست کرده‌ایم:
- خلاصه مدیریتی پروژه
- شرح ضروریات پروژه
- اطلاعاتی در مورد سازمان یا شرکت
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه
- بودجه تخصیص یافته به پروژه
- نتایج مطلوب پروژه
هر کدام از این قسمت‌ها باید به درستی و با دقت تنظیم شود.
روند تنظیم و تهیه یک RFP به این صورت است که ابتدا یک درخواست برای ارسال پیشنهادات توسط پیمانکاران آغاز می‌شود، درخواست توسط پیمانکاران بررسی می‌شود و پیشنهاداتی توسط پیمانکاران به سازمان یا شرکت مورد نظر ارسال می‌شود. پیشنهادات ارسال شده پیمانکاران توسط سازمان بررسی می‌شود و تعدادی از آنها را انتخاب می‌کنند و با آنها وارد مذاکره فنی می‌شوند و با شرکتی که کمترین قیمت پیشنهادی را داده است، وارد معامله خواهند شد. مشخصات پروژه تعیین می‌گردد و بلافاصله روند برنامه‌ریزی آن آغاز می‌شود. برنامه مورد نظر به مرحله اجرا در می‌آید و نظارت دقیق بر فرآیند اجرای آن صورت می‌پذیرد. نحوه و اجرا آن توسط فرآیند کنترل و ارزیابی با دقت بررسی می‌شود و در نهایت فرآیند پایانی اجرا می‌شود.
برای درک بهتر این روند ما در زیر نمودار طراحی آن را برای شما ترسیم کرده‌ایم.
طراحی RFP برای انجام پروژه
این مرحله توسط کارفرمای پروژه انجام می‌شود و اهدافی دارد که در زیر آنها را برای شما لیست کرده‌ایم.
- اطلاعات درباره انجام پروژه و شرایط مورد نیاز آن
- تعیین اهداف و خواسته‌های پروژه
- تعیین موضوعاتی که باید در پیشنهاد انجام پروژه در مورد آنها توضیح داده شود.
ساختار موضوعات اسناد مورد بررسی به پنج بخش تقسیم می‌شوند که در ادامه آنها را برای شما لیست کرده‌ایم.
- بخش اداری و اجرایی پروژه
- بخش فنی پروژه
- بخش مدیریتی پروژه
- بخش قیمت گذاری پروژه
- بخش پیوست‌ها
بخش اداری و اجرایی
در این بخش موارد زیادی مورد بررسی قرار داده می‌شوند. در ابتدا مقدمه‌ای درباره پیمانکار مورد نظر بررسی می‌شود که شامل هدف از ارائه درخواست به پروژه، سوابق کاری پیمانکار و از این قبیل موارد سوال می‌شود، بعد مشخصات کلی پروژه کارفرما، اهداف کارفرما از تعریف پروژه، محدودیت‌های موجود در انجام پروژه، قوانین و مقررات حاکم بر پروژه و بسیاری موارد دیگر مورد بررسی قرار می‌گیرد.
بخش فنی پروژه
در این بخش به نیازها و انتظارات کارفرما اشاره می‌شود و اطلاعات وضعیت موجود پروژه یا محدوده‌ای که مربوط به پروژه است مورد بررسی قرار می‌گیرد.
بخش مدیریتی
در بخش مدیریتی پروژه مسائلی مانند دیدگاه کارفرما در خصوص مراحل انجام پروژه و نحوه مدیریت آن، طرح مدیریت پروژه، روش طراحی توسعه و پیاده سازی پروژه، نحوه استقرار تیم پروژه، نحوه تحویل و راه‌اندازی پروژه، نحوه پشتیبانی و نحوه مستندسازی فرآورده‌های پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرند.
بخش قیمت گذاری
در این بخش نحوه ارائه قیمت ارزی یا ریالی برای انجام کل پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد، همچنین نحوه آنالیز قیمت براساس منابع مورد نیاز انجام پروژه و نحوه آنالیز قیمت براساس خروجی مورد انتظار پروژه هم مورد بررسی قرار می‌گیرد.
بخش پیوست‌ها
در این بخش نیز متن قرارداد پیشنهادی و مستندات فنی در پروژه پیوست خواهند شد.
دانلود نمونه RFP
در زیر یک نمونه سند RFP به صورت فایل PDF برای شما آورده‌ایم و می‌توانید آن را مطالعه و بررسی نمایید.
حتما برای انجام پروژه‌های خود از اسناد rfp استفاده کنید تا مراحل انجام پروژه شما چه در جایگاه کارفرما و چه در جایگاه پیمانکار به درستی و روشنی انجام شود و شبهه‌ای در پروژه به وجود نیاید.
تنظیم سند RFP توسط شرکت یا سازمان متقاضی باید به صورت واضح و روشن و با تمام جزئیات باشد و پیمانکاران باید این سند را به دقت مطالعه کنند و تا به صورت کامل آن را درک نکردند، به پروژه پیشنهاد ندهند.
