اتوماسیون اداری چیست؟
طراحی و نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از گام‌های اساسی برای ورود شرکت‌ها به تکنولوژی و فضای اینترنت در نظر گرفته می‌شود. به این ترتیب امروزه شرکت‌ها با کاغذ خداحافظی کرده و به طور اتوماتیک تمام فعالیت شرکت و اداره را به بهترین نحو مدیریت خواهند کرد. طراحی نرم افزار ERP یا اتوماسیون اداری کاربرد بسیار بالایی داشته و به این منظور با استفاده از ابزارها و نرم افزارهای کاربردی مراحل جمع آوری، ساخت، ذخیره سازی و انتقال اطلاعات را به راحتی و در زمان کوتاه برایتان انجام خواهد داد.
طراحی اتوماسیون اداری در جاب تیم
برای ساخت و طراحی اتوماسیون باید به شرکتی مراجعه شود که در این زمینه به طور حرفه‌ای به فعالیت می‌پردازد. این اقدام اگر چه ممکن است سخت و تخصصی باشد اما در صورتی که بتوانید شرکت‌های معتبر در این زمینه را بیابید شرایط مناسب برای مدیریت کسب و کار را فراهم ساخته‌اید.
جاب تیم به سبب سال‌ها تجربه کاری که در این حوزه دارد در مدت زمان مشخص فرایند طراحی را برایتان انجام داده به همین دلیل باعث خواهد شد تا بتوانید به بهترین شکل اطلاعات مورد نیاز را وارد سیستم کرده و آن‌ها را ذخیره سازی کنید. همچنین کارشناسان جاب تیم همواره در کنارتان هستند و به همین دلیل تغییرات مورد نیاز را اعمال خواهند کرد. در صورتی که تمایل دارید تا با این شرکت به همکاری بپردازید توصیه می‌کنیم با شماره‌های موجود در سایت تماس بگیرید تا به طور رایگان از متخصصین مشاوره دریافت کنید.
چرا طراحی اتوماسیون اداری جاب تیم؟
این مجموعه به سبب تجربه و آگاهی بالایی که دارد نسبت به کسب و کار و شرکتی که در آن به فعالیت می‌پردازید شرایطی را ایجاد خواهد کرد تا بدون استفاده از نامه نگاری و بکار بردن کاغذ بتوانید نامه‌ها و مکاتبات خود را به دست افراد برسانید. سازماندهی و چینش اطلاعات در این شرکت به صورت استاندارد و به بهترین شکل انجام خواهد گرفت به همین دلیل هیچ گونه اشتباهی در اطلاعات وارد نشده و همچنین با اولویت بندی اطلاعات می‌توانید به راحتی شرکت و سازمان را مدیریت کنید. کارشناسان جاب تیم همواره در کنار شما هستند تا ابهامات در زمینه طراحی و ساخت نرم افزار crm و اتوماسیون اداری را به بهترین نحو رفع کنند.
مدیریت آسان با طراحی اتوماسیون اداری جاب تیم
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری جاب تیم در زمان صرفه جویی خواهید کرد، زمان برای مدیران باتجربه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و شاید اولین نکته برای مدیریت یک کسب و کار آسان را باید زمان در نظر داشته باشیم چرا که اگر در زمان صرفه جویی شود این امکان برای مدیر به وجود خواهد آمد تا در مدت زمانی کوتاه به تمامی کارهای خود رسیدگی کند. روش‌های سنتی به تایم بیشتری احتیاج داشتند و همچنین بازدهی لازم را ارائه نمی‌دادند به همین دلیل هم کارکنان و هم کارفرما به نتایج دلخواه دست پیدا نمی‌کردند. این در صورتی است که امروزه با استفاده از نرم افزارهای مختلف بهترین بازده عملیاتی برای کسب و کارها به وجود آورده است. به نوعی طراحی اتوماسیون اداری جاب تیم به شما کمک خواهد کرد تا فرایند مدیریت به صورت الکترونیکی و به آسانی انجام شود.
مزایای استفاده از خدمات اتوماسیون اداری
برخی بر این باور هستند که استفاده از اتوماسیون اداری فرایندی دشوار در نظر گرفته شده و تمامی افراد نمی‌توانند به راحتی آن را بکارگیرند این در صورتی است که این نرم افزارها کارایی بسیار آسانی داشته و همچنین در سهولت کارها نقشی اساسی را ایفا خواهد کرد. به این ترتیب در صورتی که با جاب تیم به همکاری بپردازید به دلیل ساخت و طراحی اتوماسیون اداری مناسب و با امکانات بالا مزایای بسیار زیادی در دسترستان قرار خواهد گرفت که برخی از آن‌ها به شرح زیر قابل تعریف هستند.
- صرفه جویی در زمان و انرژی کارکنان و کارفرما
- افزایش توانایی پیگیری مسئولیت و وظایف
- امکان تعیین وظایف هر یک از کارکنان و پیگیری آن‌ها
- امکان اولویت بندی وظایف و ارسال هشدار به این منظور
- حذف اشتباهات و افزایش بازدهی عملکرد کارکنان
- بهبود امنیت اطلاعات با ایجاد یک پایگاه داده مناسب برای پنل مدیریت و شاخص‌ها
- انسجام بیشتر در انجام وظایف و فرایند کار شرکت
- شفاف سازی امور مربوط به شرکت برای تمامی افراد
طراحی اتوماسیون اداری از صفر تا صد
جاب تیم یکی از معتبرترین آژانس دیجیتال مارکتینگ در سراسر ایران است که طراحی اتوماسیون اداری را بر اساس اصول و قوانین در این زمینه به طور استاندارد برایتان انجام خواهد داد. به این ترتیب فرایند اتوماسیون اداری به شرح زیر قابل اجرا خواهد بود.
- تعیین مدیر نرم افزار اتوماسیون اداری
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری نیازمند تعیین یک راهبر و مدیر سیستم است تا مراحل مختلف همچون نصب، استقرار و آموزش را انجام داده و روی فعالیت‌های صورت گرفته روی نرم افزار نظارت داشته باشد. این فرد باید تجربه کاری بالایی داشته و همچنین آموزش‌های لازم را به طور کامل ارائه دهد.
- آماده سازی زیرساخت سخت افزاری و نرم افزاری
به منظور نصب و راه اندازی نرم افزار اتوماسیون پیش نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری در این زمینه باید وجود داشته باشند. از جمله این ویژگی‌ها باید به پردازشگرهای server، میزان حافظه و حجم اطلاعات و ... اشاره کنیم.
- نصب نرم افزار اتوماسیون اداری روی سرور
پس از آماده سازی زیر ساخت توسط خریدار، نرم افزار اتوماسیون اداری باید روی سرور سازمان نصب گردد. عملیات نصب می‌تواند به 2 روش حضوری یا از راه دور انجام شود. در صورتی که این فراند به طور ریموت یا از راه دور انجام پذیرد، شرکت باید پهنای باند و زیر ساخت مناسبی را برایتان فراهم کرده باشد.
- نظارت بر استقرار و آموزش
نظارت بر استقرار و همچنین آموزش نرم افزار به طور دقیق و به صورت اصولی انجام خواهد شد. در این زمینه اطلاعات پایه، نحوه ورود صحیح به سیستم، آموزش کلیه کاربران به سیستم و تفکیک گروه‌های کاربری به بهترین شکل صورت می‌گیرد.
- تبدیل اطلاعات از نرم افزار قدیم به جدید
در مرحله بعد کارشناسان اطلاعات را از نرم افزار قبلی به نرم افزار جدید انتقال می‌دهند. در این مرحله پس از نصب نرم افزار اطلاعات قبلی کانورت و در پایگاه جدید قرار داده خواهد شد.
بخش‌های کاربردی در طراحی اتوماسیون اداری
بخش‌های مختلفی در اتوماسیون‌ها وجود دارد که هر کدام از آن‌ها به منظور خاص ایجاد شده و فرایند کار را برای شرکت آسان‌تر ساخته‌اند که از مهم‌ترین آن‌ها باید به موارد زیر اشاره داشته باشیم.
- چارت سازمانی
در این قسمت پست‌های سازمانی برای هر فرد مشخص شده و کاربران غیر سازمانی نیز تعریف خواهند شد. همچنین تاریخ انقضا روی پست‌های سازمانی هر کاربر به طور دقیق تعیین شده و گروه‌های کاربری مختلف در این قسمت مشخص خواهد شد. این موضوع به تعیین ارتباط افراد با یکدیگر یاری خواهد رساند.
- دبیرخانه
دبیرخانه نرم افزار اتوماسیون اداری سرعت ثبت نامه و پاسخگویی را افزایش داده به این ترتیب برای سهولت کاربری طراحی شده است. به نوعی باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت شده و در اتلاف زمان جلوگیری خواهد کرد، به همین دلیل مانع پراکندگی اسناد خواهد شد.
- کارتابل
کارتابل محیطی است که تمامی کاربران سازمان برای رسیدگی و پیگیری امور خود به آن مراجعه کرده و به این ترتیب کارهای خود را با استفاده از آن به راحت‌ترین صورت ممکن به پایان خواهند رساند. در این قسمت بخشی نیز به جهت مشاهده اطلاعاتی نظر کارکرد ماهانه و ایمیل‌ها نیز وجود خواهد داشت.
- بایگانی
یکی از قسمت‌های مهم در طراحی اتوماسیون اداری را باید سوابق اداری در نظر گرفت که در آن فعالیت‌ها و مکاتبات به طور اسناد ایجاد می‌شوند تا در صورت نیاز مورد بررسی قرار گیرند. این اسناد اطلاعات گران‌بهایی هستند که در زمان مدیریت نقش اساسی در تصمیم گیری ایفا خواهند کرد.
- دفترچه تلفن
در این قسمت از نرم افزار اتوماسیون اداری شماره تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی به صورت دقیق در گروه‌های مختلف ثبت خواهد شد تا در نهایت امکان جستجو پیشرفته تلفن به بهترین نحو انجام پذیرد که این موضوع اهمیت بسیار زیادی را در مدیریت دفاتر ایفا می‌کند.
- تقویم کاری
از قسمت‌های مهم نرم افزار اتوماسیون اداری باید به تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها اشاره داشته باشیم. همچنین در جاب تیم شرایطی ایجاد خواهد شد تا بتوانید از تقویم‌های مختلف شمسی، میلادی و هجری نیز استفاده کنید.
- دریافت و ارسال پیام
یکی از قسمت‌های پرکاربرد در طراحی اتوماسیون اداری را باید امکان ارسال و دریافت پیام برای همه کاربران سیستم در نظر گرفت. همچنین شرایط ذخیره و بایگانی پیام نیز ایجاد می‌شود. امکان ارسال گروهی پیام و ایجاد پیش نویس نیز از امکانات مهم این قسمت به شمار خواهند رفت.
امکانات ویژه در نرم افزار اتوماسیون اداری
اگر نرم افزار اتوماسیون اداری به طور تخصصی طراحی شده و در اختیار شرکت‌ها و دفاتر قرار گیرد امکانات ویژه‌ای را در اختیار آن‌ها قرار خواهد داد. برخی از این امکانات به شرح زیر هستند.
- مدیریت گردش کار سازمان
از چالش‌های بزرگی که تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها با آن رو به رو هستند را باید مدیریت گردش کار در نظر داشته باشیم. روش‌های سنتی و مرسوم در گذشته، استفاده از کاغذ یا پیگیری به صورت تلفنی بود که به دلیل شرایط و امکانات کم به شکل هدفمند اجرا نمی‌شد. این در صورتی است که با طراحی اتوماسیون اداری این مشکل حل شده و بدون نیاز به حضور فیزیکی اطلاعات به سرعت انتقال پیدا کرده و پیگیری‌ها انجام می‌شوند.
- فرم‌ساز و سیستم ساز
ایجاد فرم‌های الکتریکی سبب سهولت در ثبت اطلاعات از سوی کاربران شده و همچنین امکان ویرایش و جستجو را نیز فراهم ساخته است. مدیریت و ویرایش نوع فیلد و انواع فرم نیز امکان پذیر بوده و به همین دلیل می‌توانید جعبه متنی، برچسب، تاریخ، ساعت و کلمه عبور را ویرایش و تغییر دهید. این ویژگی موجب می‌شود تا کاربر بتواند با توجه به نیاز سلیقه خود فرایند ذخیره سازی اطلاعات را انجام دهد.
ویژگی‌های پیشرفته نرم افزار اتوماسیون اداری
ویژگی‌های پیشرفته در طراحی اتوماسیون اداری موجب خواهد شد تا کارکنان و کاربران بدون وابستگی و به راحتی فعالیت‌های خود را انجام داده و اطلاعات مورد نیاز را از سیستم دریافت کرده یا وارد آن کنند.
- مدیریت پروژه
در قسمت مدیریت پروژه در نرم افزار اتوماسیون اداری شرایطی مهیا خواهد شد تا هر کاربر با تعریف پروژه‌های مختلف آن‌ها را سازماندهی و طبقه بندی کند. به این ترتیب اولویت بندی فعالیت‌ها انجام خواهد گرفت و کاربر می‌تواند کار خود را به بهترین نحو انجام دهد.
- ارسال یا دریافت فکس
در طراحی اتوماسیون اداری این قابلیت ایجاد خواهد شد تا بتوانید فکس مورد نظر را به صورت گروهی یا شخصی دریافت یا ارسال کنید. اگر تمایل دارید فکس به شکل گروهی ارسال شود باید به کاربران مربوطه دسترسی داشته باشید.
- ارسال یا دریافت ایمیل
در اتوماسیون اداری امکان ارسال و دریافت گروهی ایمیل وجود داشته و همچنین این فرایند به صورت زمان‌های مشخص شده قابل اجرا است، بر این اساس می‌توانید ایمیل‌ها را در زمان مشخص به کاربران ارسال کنید.
- حضور و غیاب
یکی از بهترین امکاناتی که در نرم افزار اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد حضور غیاب خواهد بود. این موضوع از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است چرا که روی کسر کار، اضافه کار، ماموریت و مرخصی تاثیرات خود را اعمال خواهد کرد و از طریق کارتابل نیز قابل مشاهده است.
- برقراری ارتباط تصویری
با طراحی اتوماسیون اداری می‌توانید ارتباط تصویری با کارکنان و کاربران خود داشته باشید، به این ترتیب نیاز نیست از تلفن یا ارتباط متنی استفاده کنید تا با کارمندان در ارتباط باشید.
اصول مهم در طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری
فرآیند طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری بر اساس اصول مختلف باید به دقت و با تخصص بالا انجام شود که این فرایند در جاب تیم به بهترین شکل برای شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف پیاده سازی می‌شود. برخی از مهم‌ترین اصول در طراحی نرم افزار به شرح زیر است.
- فرآیند گردش کار آسان برای تمامی کاربران
- قابلیت یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای حسابداری و انبارداری
- قابلیت مدیریت افراد و تعیین نقش هر کدام از آن‌ها در سازمان
- قابلیت تعیین زمان مشخص برای انجام کار و درخواست‌ها
- ارائه گزارش آماری و تحلیلی بر اساس قسمت‌های مختلف سازمان
شاید بد نباشه از صفحه طراحی سایت فروشگاهی دیدن کنید!
زیرساخت‌های لازم برای اتوماسیون اداری
در حقیقت باید گفت که بهره برداری از اتوماسیون اداری امکانات و زیرساخت‌های مختلفی نیاز خواهد داشت. از وظایف شرکت ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری باید به ایجاد بسترهای ارتباطی مناسب اشاره داشته باشید. به این ترتیب زیر ساخت‌های مهم در این زمینه به شرح زیر خواهد بود.
- دبیرخانه و کارکنان سازمان: توجه داشته باشید برای اینکه بتوانید اتوماسیون اداری را به بهترین شکل مورد استفاده قرار داده و فعالیت کارکنان را آسان گردانید باید از دستگاه‌هایی چون اسکنر، پرینتر، رایانه و ... بهره مند شوید.
- مدیریت: از زیرساخت‌های مدیریت باید به رایانه، قلم نوری و هدست اشاره داشته باشیم تا مدیریت بتواند در زمان کوتاه اطلاعات مورد نیاز را دریافت کرده و عملکرد کارکنان را طبقه بندی کند.
- سرور: از مهم‌ترین زیرساخت‌ها در طراحی اتوماسیون اداری باید به دارا بودن سرورهای مختلف با توجه به حجم کاری واحدهای سازمان اشاره داشته باشیم.
- آموزش تمامی کارکنان سازمان: از زیر ساخت مهم دیگر در این زمینه باید به تشریح و آموزش تمامی پنل‌ها و ماژول‌ها اشاره کنیم که باید توسط شرکت ارائه دهنده نرم افزار انجام پذیرد. این فرایند در جاب تیم به صورت تخصصی انجام می‌شود به همین دلیل نیاز نیست نگران آموزش دیدن کاربران باشید.
