اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری چیست؟

ساخت نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از گام‌های اساسی برای ورود شرکت‌ها به تکنولوژی و فضای اینترنت در نظر گرفته می‌شود. به این ترتیب امروزه شرکت‌ها با کاغذ خداحافظی کرده و به طور اتوماتیک تمام فعالیت شرکت و اداره را به بهترین نحو مدیریت خواهند کرد. طراحی نرم افزار ERP یا اتوماسیون اداری کاربرد بسیار بالایی داشته و به این منظور با استفاده از ابزارها و نرم افزارهای کاربردی مراحل جمع آوری، ساخت، ذخیره سازی و انتقال اطلاعات را به راحتی و در زمان کوتاه برایتان انجام خواهد داد.

ساخت اتوماسیون اداری تحت وب

ساخت اتوماسیون اداری تحت وب به مرحله اجرای عملی یک سامانه آنلاین گفته می‌شود که فرآیندهای داخلی سازمان را به شکل دیجیتال و منظم پیاده‌سازی می‌کند. در این مرحله، نیازهای تعریف‌شده به قابلیت‌های واقعی مانند مدیریت مکاتبات، گردش کار، سطح دسترسی کاربران و گزارش‌گیری تبدیل می‌شوند تا فعالیت‌های اداری به‌صورت دقیق و قابل پیگیری انجام شوند.

در فرآیند ساخت، موضوعاتی مانند امنیت داده‌ها، پایداری سیستم، سرعت عملکرد و امکان اتصال به سایر نرم‌افزارهای سازمانی اهمیت ویژه‌ای دارند. سامانه به‌گونه‌ای توسعه داده می‌شود که کاربران بدون پیچیدگی بتوانند با آن کار کنند و مدیران نیز دید کاملی نسبت به روند انجام امور داشته باشند.

در نتیجه، ساخت اتوماسیون اداری تحت وب ایجاد یک ابزار اجرایی قابل اعتماد است که بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد، وابستگی به روش‌های سنتی را کاهش می‌دهد و مدیریت هوشمندانه‌تری را ممکن می‌سازد.

یه مشاوره رایگان مهمون مایی : 09357669329

برنامه نویسی اتوماسیون اداری تحت وب

برنامه‌نویسی اتوماسیون اداری تحت وب به فرآیندی گفته می‌شود که در آن تمامی بخش‌های یک سامانه اداری، از ثبت و گردش مکاتبات گرفته تا مدیریت وظایف و گزارش‌گیری، به شکل یک نرم‌افزار آنلاین طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند. هدف این برنامه‌نویسی ایجاد سیستمی است که همزمان قابل اعتماد، امن و انعطاف‌پذیر باشد و بتواند نیازهای سازمان را به‌صورت دقیق پوشش دهد.

نرم‌افزاری که جاب تیم تحویل می‌دهد، یک نمونه کامل برنامه‌نویسی شده اتوماسیون اداری تحت وب است. این سیستم تحت وب است، یعنی کاربران می‌توانند از هر مکان و با هر دستگاه به آن دسترسی داشته باشند، امکانات لازم برای مدیریت فرآیندهای اداری را دارد و امکان توسعه و سفارشی‌سازی برای نیازهای آینده سازمان فراهم شده است. جاب تیم با تجربه در طراحی و توسعه این نوع سامانه‌ها، نرم‌افزاری ارائه می‌دهد که استفاده آسان، امنیت بالا و کارایی مؤثر را در کنار پشتیبانی و آموزش کامل تضمین می‌کند.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب یک بستر آنلاین است که برای سامان‌دهی، کنترل و یکپارچه‌سازی فعالیت‌های اداری یک سازمان طراحی می‌شود. این سیستم امکان انجام امور روزمره اداری را بدون وابستگی به مکان فیزیکی فراهم می‌کند و کاربران می‌توانند از طریق اینترنت به فرایندها، اسناد و وظایف خود دسترسی داشته باشند.

در این ساختار، گردش کارها به‌صورت شفاف تعریف می‌شود و هر اقدام ثبت، پیگیری و مستندسازی می‌گردد. مدیران می‌توانند بر روند انجام امور نظارت داشته باشند و تصمیم‌ها را بر اساس داده‌های دقیق و به‌روز اتخاذ کنند.

در مجموع، سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ابزاری است که نظم، سرعت و هماهنگی را به فضای اداری اضافه می‌کند و با کاهش کارهای دستی و پراکنده، بهره‌وری سازمان را به شکل قابل توجهی افزایش می‌دهد.

یک لیست تقریبی از امکانات این مدل سیستم 

امکانات پایه

• مدیریت کاربران و نقش‌ها

• تعریف سطح دسترسی بر اساس واحد سازمانی

• داشبورد مدیریتی با نمای کلی وضعیت امور

• ثبت و پیگیری درخواست‌های اداری

مکاتبات و گردش کار

• ثبت، ارسال و دریافت نامه‌های داخلی و خارجی

• ارجاع هوشمند مکاتبات بین واحدها

• گردش کار قابل تعریف و شخصی‌سازی

• ثبت تاریخچه اقدامات روی هر پرونده یا نامه

مدیریت وظایف و فرآیندها

• تعریف وظایف فردی و گروهی

• تعیین مهلت انجام و اولویت‌بندی

• اعلان خودکار برای وظایف و ارجاعات

• پیگیری وضعیت انجام کارها

اسناد و آرشیو دیجیتال

• بارگذاری و نگهداری فایل‌ها و مستندات

• آرشیو الکترونیکی با جستجوی پیشرفته

• نسخه‌بندی اسناد و ثبت تغییرات

• دسته‌بندی بر اساس پروژه، واحد یا نوع سند

گزارش‌گیری و نظارت

• گزارش عملکرد کاربران و واحدها

• گزارش زمان پاسخ‌گویی و تأخیرها

• خروجی گزارش‌ها (PDF، Excel و …)

• آمار تحلیلی برای تصمیم‌گیری مدیریتی

اعلان‌ها و ارتباطات

• اعلان درون‌سیستمی

• ارسال ایمیل یا پیامک

• ثبت یادداشت و پیام داخلی بین کاربران

امنیت و کنترل

• ثبت لاگ فعالیت کاربران

• احراز هویت چندمرحله‌ای

• محدودسازی دسترسی بر اساس IP یا موقعیت

• پشتیبان‌گیری خودکار از داده‌ها

امکانات تکمیلی

• دسترسی از موبایل و تبلت

• اتصال به سایر نرم‌افزارهای سازمانی

• امکان توسعه و سفارشی‌سازی سیستم

• چندزبانه بودن سامانه

طراحی اتوماسیون اداری

طراحی اتوماسیون اداری فرآیندی است که در آن ساختار کاری یک اداره بررسی و به یک سیستم دیجیتال منظم تبدیل می‌شود تا امور داخلی به‌صورت هدفمند، شفاف و قابل کنترل انجام شوند. در این رویکرد، روش‌های سنتی و پراکنده کنار گذاشته می‌شوند و جریان انجام کارها به شکلی طراحی می‌شود که همه مراحل قابل پیگیری و مستند باشند.

این طراحی چه نیازی را رفع می‌کند؟
طراحی اتوماسیون اداری مشکل بی‌نظمی، اتلاف زمان، دوباره‌کاری، وابستگی به کاغذ و نبود شفافیت در فرآیندها را برطرف می‌کند. ادارات با حجم بالای مکاتبات، درخواست‌ها و تصمیم‌گیری‌ها روبه‌رو هستند و بدون یک سیستم مشخص، کنترل و نظارت دشوار می‌شود. این طراحی کمک می‌کند روندها استاندارد شوند، مسئولیت‌ها مشخص باشند و پیگیری امور ساده‌تر انجام شود.

چه امکاناتی در اختیار ادارات قرار می‌دهد؟
معمولاً امکاناتی مانند ثبت و گردش مکاتبات، مدیریت درخواست‌ها، تعریف وظایف و نقش‌ها، سطح دسترسی کاربران، آرشیو دیجیتال، گزارش‌گیری مدیریتی و پیگیری لحظه‌ای وضعیت امور فراهم می‌شود. این امکانات باعث می‌شود مدیران دید دقیق‌تری نسبت به عملکرد واحدها داشته باشند و کارکنان نیز با سرعت و دقت بیشتری وظایف خود را انجام دهند.

در مجموع، طراحی اتوماسیون اداری زیرساختی ایجاد می‌کند که نظم سازمانی را تقویت می‌کند، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و مدیریت ادارات را هوشمندتر و کم‌هزینه‌تر می‌سازد.

برای ساخت و طراحی اتوماسیون باید به شرکتی مراجعه شود که در این زمینه به طور حرفه‌ای به فعالیت می‌پردازد. این اقدام اگر چه ممکن است سخت و تخصصی باشد اما در صورتی که بتوانید شرکت‌های معتبر در این زمینه را بیابید شرایط مناسب برای مدیریت کسب و کار را فراهم ساخته‌اید.

جاب تیم به سبب سال‌ها تجربه کاری که در این حوزه دارد در مدت زمان مشخص فرایند طراحی را برایتان انجام داده به همین دلیل باعث خواهد شد تا بتوانید به بهترین شکل اطلاعات مورد نیاز را وارد سیستم کرده و آن‌ها را ذخیره سازی کنید. همچنین کارشناسان جاب تیم همواره در کنارتان هستند و به همین دلیل تغییرات مورد نیاز را اعمال خواهند کرد. در صورتی که تمایل دارید تا با این شرکت به همکاری بپردازید توصیه می‌کنیم با شماره‌های موجود در سایت تماس بگیرید تا به طور رایگان از متخصصین مشاوره دریافت کنید.

یه مشاوره رایگان مهمون مایی : 09357669329

چه کسب‌وکارهایی بیشتر به اتوماسیون اداری نیاز دارند؟

• شرکت‌های متوسط و بزرگ
  (با بیش از ۲۰ نفر کارمند) چون حجم نامه‌نگاری، درخواست‌ها و کارهای داخلی زیاده.

• سازمان‌های دولتی و نیمه‌دولتی
  که نیاز به گردش دقیق و قانونی اسناد دارن.

• کارخانه‌ها و مجموعه‌های تولیدی
  برای مدیریت درخواست‌های خرید، مرخصی، ماموریت و هماهنگی بین بخش‌های مختلف.

• شرکت‌های پروژه محور
  مثل شرکت‌های ساختمانی، مهندسی، نفت و گاز که باید مکاتبات زیادی بین تیم‌ها و مدیران داشته باشن.

• مراکز آموزشی و دانشگاه‌ها
  برای مدیریت درخواست‌های دانشجوها، اساتید و پرسنل.

• شرکت‌های با چند شعبه یا تیم دورکار
  چون باید همه جای کشور یا حتی دنیا، کارمندان با هم هماهنگ باشن.

آموزش اتوماسیون اداری تحت وب

آموزش اتوماسیون اداری تحت وب به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که با هدف آشنایی کامل کاربران و مدیران با نحوه استفاده صحیح از سامانه انجام می‌شود. در این آموزش‌ها، افراد یاد می‌گیرند چگونه امور اداری روزمره مانند ثبت درخواست‌ها، گردش مکاتبات، مدیریت وظایف، دسترسی به اسناد و تهیه گزارش‌ها را به‌صورت دقیق و بدون سردرگمی انجام دهند. آموزش اصولی باعث می‌شود سیستم به‌درستی در سازمان جا بیفتد و بهره‌وری آن به حداکثر برسد.

در فرآیند آموزش، علاوه بر کار با بخش‌های مختلف سامانه، سناریوهای واقعی سازمان شبیه‌سازی می‌شود تا کاربران در عمل با روندهای کاری آشنا شوند. این موضوع باعث کاهش خطا، افزایش سرعت انجام امور و استقلال کارکنان در استفاده از سیستم می‌شود.

در جاب تیم، آموزش اتوماسیون اداری تحت وب متناسب با نیاز هر مشتری ارائه می‌شود. این آموزش‌ها هم به‌صورت حضوری و هم به شکل ویدیویی در اختیار کاربران قرار می‌گیرد تا همه اعضای سازمان بتوانند در هر زمان به محتوای آموزشی دسترسی داشته باشند. همچنین جاب تیم برای اطمینان خاطر مشتریان، تا یک سال گارانتی و پشتیبانی آموزشی ارائه می‌دهد تا در صورت بروز هرگونه سوال یا نیاز به راهنمایی، همراه سازمان باشد.

ساخت نرم افزار اتوماسیون اداری

ساخت نرم‌افزار اتوماسیون اداری به فرآیندی گفته می‌شود که در آن فعالیت‌ها و گردش‌های کاری یک سازمان به‌صورت دیجیتال طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند تا امور اداری منظم، قابل پیگیری و قابل کنترل شوند. این نرم‌افزار جایگزین روش‌های سنتی می‌شود و امکان مدیریت مکاتبات، درخواست‌ها، وظایف و اسناد را در یک بستر یکپارچه فراهم می‌کند.

چطور ساخته می‌شود؟
ساخت این نوع نرم‌افزار با تحلیل دقیق ساختار سازمان و شناسایی فرآیندهای اداری آغاز می‌شود. سپس معماری سیستم، سطح دسترسی‌ها، گردش کارها و سناریوهای مختلف طراحی می‌گردد. در مرحله بعد، توسعه فنی، پیاده‌سازی امنیت، تست‌های عملکردی و آموزش کاربران انجام می‌شود تا سامانه آماده بهره‌برداری شود.

چرا نسخه‌های تحت وب بهترین انتخاب هستند؟
اتوماسیون‌های تحت وب بدون محدودیت مکان و دستگاه قابل استفاده‌اند، نیاز به نصب پیچیده ندارند و به‌روزرسانی آن‌ها به‌صورت متمرکز انجام می‌شود. این ویژگی‌ها باعث می‌شود مدیریت و توسعه آن‌ها ساده‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر باشد.

آیا کار پیچیده‌ای است؟
بله، ساخت نرم‌افزار اتوماسیون اداری یک پروژه پیچیده و تخصصی است؛ زیرا باید همزمان امنیت اطلاعات، انعطاف‌پذیری فرآیندها، کاربری ساده و قابلیت توسعه در آینده در نظر گرفته شود. این سیستم‌ها معمولاً نیازمند ارتقا و افزودن امکانات جدید متناسب با رشد سازمان هستند.

به همین دلیل، به‌جای ساخت اختصاصی و پرهزینه از صفر، انتخاب یک تیم متخصص گزینه منطقی‌تری است. جاب تیم با تجربه در طراحی و توسعه نرم‌افزارهای تحت وب، اتوماسیون اداری را به‌صورت حرفه‌ای، قابل توسعه و متناسب با نیاز سازمان‌ها ارائه می‌دهد و انتخابی مطمئن برای ادارات و شرکت‌ها محسوب می‌شود.

چرا طراحی اتوماسیون اداری جاب تیم؟

این مجموعه به سبب تجربه و آگاهی بالایی که دارد نسبت به کسب و کار و شرکتی که در آن به فعالیت می‌پردازید شرایطی را ایجاد خواهد کرد تا بدون استفاده از نامه نگاری و بکار بردن کاغذ بتوانید نامه‌ها و مکاتبات خود را به دست افراد برسانید. سازمان‌دهی و چینش اطلاعات در این شرکت به صورت استاندارد و به بهترین شکل انجام خواهد گرفت به همین دلیل هیچ گونه اشتباهی در اطلاعات وارد نشده و همچنین با اولویت بندی اطلاعات می‌توانید به راحتی شرکت و سازمان را مدیریت کنید. کارشناسان جاب تیم همواره در کنار شما هستند تا ابهامات در زمینه طراحی و ساخت نرم افزار crm و اتوماسیون اداری را به بهترین نحو رفع کنند.

مدیریت آسان با طراحی اتوماسیون اداری جاب تیم

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری جاب تیم در زمان صرفه جویی خواهید کرد، زمان برای مدیران باتجربه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و شاید اولین نکته برای مدیریت یک کسب و کار آسان را باید زمان در نظر داشته باشیم چرا که اگر در زمان صرفه جویی شود این امکان برای مدیر به وجود خواهد آمد تا در مدت زمانی کوتاه به تمامی کارهای خود رسیدگی کند. روش‌های سنتی به تایم بیشتری احتیاج داشتند و همچنین بازدهی لازم را ارائه نمی‌دادند به همین دلیل هم کارکنان و هم کارفرما به نتایج دلخواه دست پیدا نمی‌کردند.

این در صورتی است که امروزه با استفاده از نرم افزارهای مختلف بهترین بازده عملیاتی برای کسب و کارها به وجود آورده است. به نوعی طراحی اتوماسیون اداری جاب تیم به شما کمک خواهد کرد تا فرایند مدیریت به صورت الکترونیکی و به آسانی انجام شود.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

نرم‌افزاری که جاب تیم ارائه می‌دهد، یک سامانه کامل اتوماسیون اداری تحت وب است که به‌صورت حرفه‌ای برنامه‌نویسی شده و تمام نیازهای یک سازمان برای مدیریت مکاتبات، وظایف، گردش کار و اسناد را پوشش می‌دهد. این نرم‌افزار تحت وب طراحی شده است، بنابراین کاربران می‌توانند از هر مکان و با هر دستگاهی به آن دسترسی داشته باشند و بدون پیچیدگی، امور اداری را پیگیری کنند.

جاب تیم با تجربه در توسعه نرم‌افزارهای سازمانی، سیستمی ارائه می‌کند که امنیت بالا، کاربری آسان، قابلیت توسعه و گزارش‌گیری پیشرفته دارد. علاوه بر این، نرم‌افزار شامل آموزش کامل و پشتیبانی مستمر نیز می‌شود تا سازمان‌ها بتوانند به‌سادگی از تمام امکانات آن بهره‌برداری کنند.

به بیان ساده، محصول جاب تیم نه یک ابزار معمولی، بلکه یک نرم‌افزار برنامه‌نویسی شده اتوماسیون اداری تحت وب حرفه‌ای است که بهره‌وری و نظم سازمانی را به‌طور ملموس افزایش می‌دهد.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب به سیستمی گفته می‌شود که بتواند نیازهای یک سازمان را به‌طور کامل و مؤثر پوشش دهد، استفاده از آن ساده باشد و قابلیت توسعه و هماهنگی با فرآیندهای داخلی را داشته باشد. چنین نرم‌افزاری علاوه بر ارائه امکانات پایه مانند مدیریت مکاتبات، وظایف و اسناد، امنیت داده‌ها، پشتیبانی قوی و گزارش‌گیری دقیق را نیز تضمین می‌کند.

برای تشخیص کیفیت یک نرم‌افزار، چند عامل کلیدی وجود دارد:

1. پوشش کامل نیازهای سازمان: نرم‌افزار باید تمام فرآیندهای اداری شما را مدیریت کند و قابلیت شخصی‌سازی داشته باشد.

2. سادگی و کاربری: کاربران بتوانند بدون آموزش طولانی از امکانات استفاده کنند و رابط کاربری واضح و قابل فهم باشد.

3. پشتیبانی و آموزش: ارائه آموزش کامل و پشتیبانی مستمر برای رفع مشکلات و پاسخ به سوالات کاربران.

4. امنیت و پایداری: حفاظت از اطلاعات حساس سازمان و عملکرد پایدار سیستم حتی در زمان استفاده همزمان توسط چندین کاربر.

5. قابلیت توسعه: امکان افزودن امکانات جدید و هماهنگی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی در آینده.

با بررسی این معیارها و تجربه سازمان‌های مشابه، می‌توان نرم‌افزاری را انتخاب کرد که بهترین بازدهی و مطابقت با نیازهای سازمان را داشته باشد.

مزایای اتوماسیون اداری

برخی بر این باور هستند که استفاده از اتوماسیون اداری فرایندی دشوار در نظر گرفته شده و تمامی افراد نمی‌توانند به راحتی آن را بکارگیرند این در صورتی است که این نرم افزارها کارایی بسیار آسانی داشته و همچنین در سهولت کارها نقشی اساسی را ایفا خواهد کرد. به این ترتیب در صورتی که با جاب تیم به همکاری بپردازید به دلیل ساخت و طراحی اتوماسیون اداری مناسب و با امکانات بالا مزایای بسیار زیادی در دسترستان قرار خواهد گرفت که برخی از آن‌ها به شرح زیر قابل تعریف هستند:

• صرفه جویی در زمان و انرژی کارکنان و کارفرما
• افزایش توانایی پیگیری مسئولیت و وظایف
• امکان تعیین وظایف هر یک از کارکنان و پیگیری آن‌ها
• امکان اولویت بندی وظایف و ارسال هشدار به این منظور
• حذف اشتباهات و افزایش بازدهی عملکرد کارکنان
• بهبود امنیت اطلاعات با ایجاد یک پایگاه داده مناسب برای پنل مدیریت و شاخص‌ها
• انسجام بیشتر در انجام وظایف و فرایند کار شرکت
• شفاف سازی امور مربوط به شرکت برای تمامی افراد

طراحی اتوماسیون اداری از صفر تا صد

جاب تیم یکی از معتبرترین‌ آژانس دیجیتال مارکتینگ در سراسر ایران است که طراحی اتوماسیون اداری را بر اساس اصول و قوانین در این زمینه به طور استاندارد برایتان انجام خواهد داد. به این ترتیب فرایند به شرح زیر قابل اجرا خواهد بود:

• تعیین مدیر نرم افزار
  استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری نیازمند تعیین یک راهبر و مدیر سیستم است تا مراحل مختلف همچون نصب، استقرار و آموزش را انجام داده و روی فعالیت‎‌های صورت گرفته روی نرم افزار نظارت داشته باشد. این فرد باید تجربه کاری بالایی داشته و همچنین آموزش‌های لازم را به طور کامل ارائه دهد.
   
• آماده سازی زیرساخت سخت افزاری و نرم افزاری
  به منظور نصب و راه اندازی نرم افزار اتوماسیون پیش نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری در این زمینه باید وجود داشته باشند. از جمله این ویژگی‌ها باید به پردازشگرهای server، میزان حافظه و حجم اطلاعات و ... اشاره کنیم.
   
• نصب نرم افزار روی سرور
  پس از آماده سازی زیر ساخت توسط خریدار، نرم افزار اتوماسیون اداری باید روی سرور سازمان نصب گردد. عملیات نصب می‌تواند به 2 روش حضوری یا از راه دور انجام شود. در صورتی که این فراند به طور ریموت یا از راه دور انجام پذیرد، شرکت باید پهنای باند و زیر ساخت مناسبی را برایتان فراهم کرده باشد.
   
• نظارت بر استقرار و آموزش
  نظارت بر استقرار و همچنین آموزش نرم افزار به طور دقیق و به صورت اصولی انجام خواهد شد. در این زمینه اطلاعات پایه، نحوه ورود صحیح به سیستم، آموزش کلیه کاربران به سیستم و تفکیک گروه‌های کاربری به بهترین شکل صورت می‌گیرد.
   
• تبدیل اطلاعات از نرم افزار قدیم به جدید
  در مرحله بعد کارشناسان اطلاعات را از نرم افزار قبلی به نرم افزار جدید انتقال می‌دهند. در این مرحله پس از نصب نرم افزار اطلاعات قبلی کانورت و در پایگاه جدید قرار داده خواهد شد.

بخش‌های کاربردی در طراحی اتوماسیون اداری

بخش‌های مختلفی در اتوماسیون‌ها وجود دارد که هر کدام از آن‌ها به منظور خاص ایجاد شده و فرایند کار را برای شرکت آسان‌تر ساخته‌اند که از مهم‌ترین آن‌ها باید به موارد زیر اشاره داشته باشیم:

• چارت سازمانی
  در این قسمت پست‌های سازمانی برای هر فرد مشخص شده و کاربران غیر سازمانی نیز تعریف خواهند شد. همچنین تاریخ انقضا روی پست‌های سازمانی هر کاربر به طور دقیق تعیین شده و گروه‌های کاربری مختلف در این قسمت مشخص خواهد شد. این موضوع به تعیین ارتباط افراد با یکدیگر یاری خواهد رساند.
   
• دبیرخانه
  دبیرخانه نرم افزار اتوماسیون اداری سرعت ثبت نامه و پاسخگویی را افزایش داده به این ترتیب برای سهولت کاربری طراحی شده است. به نوعی باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت شده و در اتلاف زمان جلوگیری خواهد کرد، به همین دلیل مانع پراکندگی اسناد خواهد شد.
   
• کارتابل
  کارتابل محیطی است که تمامی کاربران سازمان برای رسیدگی و پیگیری امور خود به آن مراجعه کرده و به این ترتیب کارهای خود را با استفاده از آن به راحت‌ترین صورت ممکن به پایان خواهند رساند. در این قسمت بخشی نیز به جهت مشاهده اطلاعاتی نظر کارکرد ماهانه و ایمیل‌ها نیز وجود خواهد داشت.
   
• بایگانی
  یکی از قسمت‌های مهم در طراحی اتوماسیون اداری را باید سوابق اداری در نظر گرفت که در آن فعالیت‌ها و مکاتبات به طور اسناد ایجاد می‌شوند تا در صورت نیاز مورد بررسی قرار گیرند. این اسناد اطلاعات گران‌بهایی هستند که در زمان مدیریت نقش اساسی در تصمیم گیری ایفا خواهند کرد.
   
• دفترچه تلفن
  در این قسمت از نرم افزار اتوماسیون اداری شماره تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی به صورت دقیق در گروه‌های مختلف ثبت خواهد شد تا در نهایت امکان جستجو پیشرفته تلفن به بهترین نحو انجام پذیرد که این موضوع اهمیت بسیار زیادی را در مدیریت دفاتر ایفا می‌کند.
   
• تقویم کاری
  از قسمت‌های مهم نرم افزار اتوماسیون اداری باید به تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها اشاره داشته باشیم. همچنین در جاب تیم شرایطی ایجاد خواهد شد تا بتوانید از تقویم‌های مختلف شمسی، میلادی و هجری نیز استفاده کنید.
   
• دریافت و ارسال پیام
  یکی از قسمت‌های پرکاربرد در طراحی اتوماسیون اداری را باید امکان ارسال و دریافت پیام برای همه کاربران سیستم در نظر گرفت. همچنین شرایط ذخیره و بایگانی پیام نیز ایجاد می‌شود. امکان ارسال گروهی پیام و ایجاد پیش نویس نیز از امکانات مهم این قسمت به شمار خواهند رفت.

امکانات ویژه در نرم افزار اتوماسیون اداری

اگر نرم افزار اتوماسیون اداری به طور تخصصی طراحی شده و در اختیار شرکت‌ها و دفاتر قرار گیرد امکانات ویژه‌ای را در اختیار آن‌ها قرار خواهد داد. برخی از این امکانات به شرح زیر هستند:

• مدیریت گردش کار سازمان
  از چالش‌های بزرگی که تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها با آن رو به رو هستند را باید مدیریت گردش کار در نظر داشته باشیم. روش‌های سنتی و مرسوم در گذشته، استفاده از کاغذ یا پیگیری به صورت تلفنی بود که به دلیل شرایط و امکانات کم به شکل هدفمند اجرا نمی‌شد. این در صورتی است که با ساخت اتوماسیون اداری این مشکل حل شده و بدون نیاز به حضور فیزیکی اطلاعات به سرعت انتقال پیدا کرده و پیگیری‌ها انجام می‌شوند.
   
• فرم‌ساز و سیستم ساز
  ایجاد فرم‌های الکتریکی سبب سهولت در ثبت اطلاعات از سوی کاربران شده و همچنین امکان ویرایش و جستجو را نیز فراهم ساخته است. مدیریت و ویرایش نوع فیلد و انواع فرم نیز امکان پذیر بوده و به همین دلیل می‌توانید جعبه متنی، برچسب، تاریخ، ساعت و کلمه عبور را ویرایش و تغییر دهید. این ویژگی موجب می‌شود تا کاربر بتواند با توجه به نیاز سلیقه خود فرایند ذخیره سازی اطلاعات را انجام دهد.

ویژگی‌های پیشرفته نرم افزار اتوماسیون اداری

ویژگی‌های پیشرفته در طراحی اتوماسیون اداری موجب خواهد شد تا کارکنان و کاربران بدون وابستگی و به راحتی فعالیت‌های خود را انجام داده و اطلاعات مورد نیاز را از سیستم دریافت کرده یا وارد آن کنند.

• مدیریت پروژه
  در قسمت مدیریت پروژه در نرم افزار اتوماسیون اداری شرایطی مهیا خواهد شد تا هر کاربر با تعریف پروژه‌های مختلف آن‌ها را سازماندهی و طبقه بندی کند. به این ترتیب اولویت بندی فعالیت‌ها انجام خواهد گرفت و کاربر می‌تواند کار خود را به بهترین نحو انجام دهد.
   
• ارسال یا دریافت فکس
  در طراحی اتوماسیون اداری این قابلیت ایجاد خواهد شد تا بتوانید فکس مورد نظر را به صورت گروهی یا شخصی دریافت یا ارسال کنید. اگر تمایل دارید فکس به شکل گروهی ارسال شود باید به کاربران مربوطه دسترسی داشته باشید.
   
• ارسال یا دریافت ایمیل
  در اتوماسیون اداری امکان ارسال و دریافت گروهی ایمیل وجود داشته و همچنین این فرایند به صورت زمان‌های مشخص شده قابل اجرا است، بر این اساس می‌توانید ایمیل‌ها را در زمان مشخص به کاربران ارسال کنید.
   
• حضور و غیاب
  یکی از بهترین امکاناتی که در نرم افزار اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد حضور غیاب خواهد بود. این موضوع از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است چرا که روی کسر کار، اضافه کار، ماموریت و مرخصی تاثیرات خود را اعمال خواهد کرد و از طریق کارتابل نیز قابل مشاهده است.
   
• برقراری ارتباط تصویری
  با طراحی اتوماسیون اداری می‌توانید ارتباط تصویری با کارکنان و کاربران خود داشته باشید، به این ترتیب نیاز نیست از تلفن یا ارتباط متنی استفاده کنید تا با کارمندان در ارتباط باشید.

اصول مهم در طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری

فرآیند طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب بر اساس اصول مختلف باید به دقت و با تخصص بالا انجام شود که این فرایند در جاب تیم به بهترین شکل برای شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف پیاده سازی می‌شود. برخی از مهم‌ترین اصول در طراحی نرم افزار به شرح زیر است:

• فرآیند گردش کار آسان برای تمامی کاربران
• قابلیت یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای حسابداری و انبارداری
• قابلیت مدیریت افراد و تعیین نقش هر کدام از آن‌ها در سازمان
• قابلیت تعیین زمان مشخص برای انجام کار و درخواست‌ها
• ارائه گزارش آماری و تحلیلی بر اساس قسمت‌های مختلف سازمان

یه مشاوره رایگان مهمون مایی : 09357669329

زیرساخت‌های لازم برای اتوماسیون اداری

در حقیقت باید گفت که بهره برداری از اتوماسیون اداری امکانات و زیرساخت‌های مختلفی نیاز خواهد داشت. از وظایف شرکت ارائه دهنده این نرم افزار باید به ایجاد بسترهای ارتباطی مناسب اشاره داشته باشید. به این ترتیب زیر ساخت‌های مهم در این زمینه به شرح زیر خواهد بود:

• دبیرخانه و کارکنان سازمان: توجه داشته باشید برای اینکه بتوانید اتوماسیون اداری را به بهترین شکل مورد استفاده قرار داده و فعالیت کارکنان را آسان گردانید باید از دستگاه‌هایی چون اسکنر، پرینتر، رایانه و ... بهره مند شوید.
• مدیریت: از زیرساخت‌های مدیریت باید به رایانه، قلم نوری و هدست اشاره داشته باشیم تا مدیریت بتواند در زمان کوتاه اطلاعات مورد نیاز را دریافت کرده و عملکرد کارکنان را طبقه بندی کند.
• سرور: از مهم‌ترین زیرساخت‌ها در طراحی اتوماسیون اداری باید به دارا بودن سرورهای مختلف با توجه به حجم کاری واحدهای سازمان اشاره داشته باشیم.
• آموزش تمامی کارکنان سازمان: از زیر ساخت مهم دیگر در این زمینه باید به تشریح و آموزش تمامی پنل‌ها و ماژول‌ها اشاره کنیم که باید توسط شرکت ارائه دهنده نرم افزار انجام پذیرد. این فرایند در جاب تیم به صورت تخصصی انجام می‌شود به همین دلیل نیاز نیست نگران آموزش دیدن کاربران باشید.

اتوماسیون اداری ساده

اتوماسیون اداری ساده به یک راهکار دیجیتال کم‌پیچیدگی گفته می‌شود که برای سامان‌دهی امور روزمره اداری طراحی شده و تمرکز آن بر انجام سریع و بدون دردسر کارهای تکراری است. این نوع سیستم‌ها معمولاً امکانات ضروری مانند ثبت درخواست‌ها، پیگیری وظایف، مدیریت مکاتبات داخلی و نگهداری اطلاعات پایه را در اختیار کاربران قرار می‌دهند، بدون آن‌که نیاز به فرآیندهای پیچیده یا تنظیمات سنگین داشته باشند.

اتوماسیون اداری ساده با هدف کاهش وابستگی به کاغذ، جلوگیری از سردرگمی بین واحدها و صرفه‌جویی در زمان پیاده‌سازی می‌شود. استفاده آسان، یادگیری سریع و هزینه کمتر از مهم‌ترین ویژگی‌های آن است و به همین دلیل برای کسب‌وکارهای کوچک، تیم‌های در حال رشد یا سازمان‌هایی که به دنبال نظم اولیه در فرآیندهای اداری هستند، گزینه‌ای کاربردی و قابل اتکا محسوب می‌شود.

اتوماسیون اداری ساده به استفاده از فناوری‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری برای انجام خودکار فرآیندهای اداری و کاری گفته می‌شود که معمولاً توسط انسان‌ها انجام می‌شود. این اتوماسیون به هدف ساده‌سازی و بهینه‌سازی کارهای روزمره در محیط‌های اداری ایجاد می‌شود.

برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری ساده عبارتند از:

1. مدیریت مستندات: اتوماسیون می‌تواند به ذخیره‌سازی، دسته‌بندی، و بازیابی مستندات و فایل‌ها کمک کند، به‌طوری‌که دسترسی به اطلاعات به‌صورت سریع و دقیق امکان‌پذیر باشد.

2. پیگیری درخواست‌ها و وظایف: با استفاده از اتوماسیون می‌توان درخواست‌ها و کارهای روزمره را پیگیری کرد و وضعیت آن‌ها را به‌طور خودکار گزارش داد.

3. پردازش ایمیل‌ها و ارتباطات: اتوماسیون می‌تواند به طور خودکار ایمیل‌ها را دسته‌بندی، فیلتر یا پاسخ دهد و همچنین روند ارسال و دریافت نامه‌ها را سرعت ببخشد.

4. زمان‌بندی و تقویم‌ها: اتوماسیون می‌تواند به تنظیم خودکار جلسات، یادآوری‌ها و برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزانه کمک کند.

5. فرآیندهای مالی: مانند صدور فاکتور، پیگیری پرداخت‌ها، یا ثبت اسناد مالی.

6. گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها: ابزارهای اتوماسیون می‌توانند گزارش‌های مالی، عملکردی یا دیگر انواع داده‌ها را به‌صورت خودکار ایجاد کنند.

این فرآیندها با هدف کاهش خطای انسانی، صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی در سازمان‌ها و کسب‌وکارها طراحی می‌شوند.

اتوماسیون تحت وب

اتوماسیون تحت وب به سیستمی گفته می‌شود که فرایندهای کاری یک سازمان یا کسب‌وکار را به صورت آنلاین و دیجیتال مدیریت می‌کند. در این سیستم، فعالیت‌ها، وظایف و اطلاعات به‌صورت مرکزی ثبت، پیگیری و کنترل می‌شوند و کاربران می‌توانند از هر مکان و با هر دستگاه به آن دسترسی داشته باشند.

این نوع اتوماسیون، جایگزین روش‌های سنتی کاغذی و پراکنده می‌شود و امکان گردش کار استاندارد، مدیریت اسناد، گزارش‌گیری لحظه‌ای و هماهنگی بین واحدها را فراهم می‌کند. از مزایای آن می‌توان به کاهش خطاهای انسانی، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش شفافیت و ارتقای بهره‌وری سازمانی اشاره کرد.